Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týkám, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj:
Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. Zákon o daních z příjmů č. 586/1992