V posledních dnech opět často komunikujeme a vyjednáváme prostřednictvím videokonferencí. Jaké má tato forma komunikace právní aspekty?
V posledních dnech opět místo osobního jednání v kanceláři komunikujeme a vyjednáváme po telefonu nebo, a to častěji, při videokonferenčních hovorech. Naše jednání v rámci videokonference může mít samozřejmě i právní aspekty. Ty je dobré si připomenout, a tam, kde je to vhodné zachovat určitá pravidla a postupy.
S kým vlastně jednáme
Při videokonferenčním hovoru se bude často hovořit o skutečnostech, které mohou mít důvěrnou povahu, mohou být chráněny jako obchodní tajemství, případně se budou uvádět jiné informace, jejichž sdělení neoprávněné osobě by mohlo určitou osobu poškodit. Pokud je předmět jednání citlivý, je základním pravidlem dobře chránit přihlašovací údaje (link, případně přihlašovací PIN), tak, aby se na videokonferenční hovor nemohl přihlásit nikdo, kdo přítomen být nemá. Pokud některý z přihlášených nemá zapnutou kameru, je také vhodné požádat, aby si ji zprovoznil, a tak ověřit, s kým jednáme. Ten, kdo ochranu informací v rámci videokonference podcení, může přirozeně odpovídat za jejich neoprávněné rozšíření.
Pořídit nebo nepořídit záznam?
Většina videokonferenčních aplikací i softwarové vybavení v počítači umožňuje jednoduché pořízení záznamu konference, a to i bez vědomí účastníků konference. Je možné takový záznam pořídit, aniž by to bylo mezi účastníky dohodnuto a odsouhlaseno? Platí, že zvukové nebo obrazové záznamy týkající člověka a jeho projevů osobní povahy lze zásadně pořizovat a používat pouze s jeho souhlasem. Přesto se za posledních 20 let v judikatuře Nejvyššího a Ústavního soudu ČR objevilo více případů, kdy nahrávka z obchodního nebo pracovního jednání pořízená bez vědomí a souhlasu účastníků, byla posouzena jako legální a soud ji připustil jako důkaz v občanském správním nebo trestním řízení. Obecně soudy totiž záznamy obchodního nebo pracovního jednání za projevy osobní povahy spíše nepovažují Účastníci videokonferenčního hovoru by tedy měli počítat s tím, že videokonference může být nahrána a použita, aniž to budou vědět a budou s takovým postupem souhlasit. Pokud si účastníci nahrávku nepřejí, lze doporučit, aby tuto skutečnost na začátku konference výslovně konstatovali a případně uvedli důvod. Pořízení záznamu a jeho uložení mimo kontrolu všech účastníků konference může například zvýšit riziko prozrazení skutečností, které jsou obchodním tajemstvím a v rámci konference se o nich diskutuje.
Co když jednáme o smlouvě?
Stejně jako při osobních setkání, lze i videokonferenčně uzavřít smlouvu, tam, kde zákon nepožaduje, aby smlouva vznikla písemně (nebo jinou kvalifikovanou formou). Stačí, když se na obsahu smlouvy shodnou všichni účastníci hovoru, mezi kterými má smlouva vzniknout. Pak je vhodné pořídit a uchovat záznam videokonference jako důkaz o uzavření smlouvy a jejím obsahu.
Pokud některá ze stran na písemné formě smlouvy trvá, i když zákon písemnost smlouvy nevyžaduje, je vhodné toto vyhradit jako pravidlo vždy před zahájením jednání o smlouvě. Podle staršího rozhodnutí Nejvyššího soudu totiž ze samotného zaslání písemného návrhu smlouvy neplyne, že účastníci smlouvy (některý z nich) mají zájem uzavřít smlouvu pouze v písemné formě. I když si vyhradíme písemnou formu a smlouva nevznikne už dohodou dosaženou v rámci jednání, může být záznam z videokonferenčního jednání důkazem, který jedna ze smluvních stran může následně využít ve svůj prospěch. Záznam může být například použit jako vodítko při výkladu nejasných ustanovení smlouvy (prokáže co strany konkrétním ujednáním zamýšlely). Toto pravidlo je možné si ve smlouvě předem vyloučit. Záznam je možné také využít například jako důkaz o seznámení druhé smluvní strany s určitými ustanoveními smlouvy nebo příloh a poskytnutím vysvětlení jejich významu druhé smluvní straně. To zákon někdy vyžaduje jako podmínku platnosti nebo vymahatelnosti některých smluvních ujednání.
Záznam z videokonferenčního jednání dále může při neuzavření smlouvy posloužit jako důkaz o tom, že jednání o smlouvě byla v tak pokročilém stádiu, že rozhodnutí jedné ze stran ji nakonec neuzavřít porušilo pravidla poctivé kontraktace a zakládá tzv. předsmluvní odpovědnost a z toho plynoucí povinnost nahradit újmu. Z uvedených důvodů je namístě si vždy předem vyjasnit, zda záznam bude pořizován, či nikoliv a kdo a kde ho případně uchová.
Zdroj:
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů