Polska: Od września 2019 r. można także z zagranicy brać udział w zgromadzeniach wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Niepraktyczne przepisy o zgromadzeniach w polskich spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością zostały wreszcie zmienione. Poprzednio wspólnik przebywający za granicą nie mógł wziąć udziału w zgromadzeniu spółki z o.o. – chyba, że przez pełnomocnika. Było to konsekwencją regulacji, iż zgromadzenia spółki mogą się odbywać jedynie na terenie Polski.
Wspólnicy z zagranicy mieli do wyboru albo przyjeżdżać do Polski albo wyznaczać pełnomocnika w Polsce do udziału w zgromadzeniu albo podejmować uchwały pisemnie. Nie zawsze przy tym rozwiązania te były możliwe do zastosowania czy korzystne.
Wprawdzie sama regulacja, iż zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mogą się odbywać tylko w Polsce nie została zmieniona, ale od września ubiegłego roku wprowadzono możliwość uczestniczenia w tych zgromadzeniach także „na odległość”.
Jeżeli umowa danej spółki to dopuszcza, można obecnie uczestniczyć w zgromadzeniu używając środków komunikacji elektronicznej. Poprzednio taka możliwość istniała tylko w wypadku spółki akcyjnej. Takie ograniczenie nie miało racjonalnego uzasadnienia, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, iż to przede wszystkim niepubliczne spółki akcyjne, o stosunkowo małej liczbie wspólników korzystały z takiego rozwiązania. Potrzeba takiego odformalizowania zgromadzeń istniała również w przypadku kilkuosobowych spółek z o.o.
Nowa regulacja jest – tak samo jak w przypadku spółki akcyjnej – dość lakoniczna. Spółki, które chcą z niej skorzystać powinny zatem nie tylko przewidzieć taką możliwość w swoich umowach, ale określić, w jakich przypadkach takie uczestnictwo jest możliwe, w jaki sposób – z technicznego punktu widzenia – ma się to odbywać i jakie prawa można wykonywać. Zasadniczo bowiem istnieją trzy możliwości: 1) samego obserwowania, 2) obserwowania wraz z prawem wypowiadania się, przedstawiania wniosków, uwag czy sprzeciwów oraz 3) uczestnictwa najpełniejszego – wraz z prawem głosu.
Tylko wtedy, gdy uczestnictwo obejmuje wszystkie te uprawnienia – to jest łącznie z prawem głosu – uczestników takich uwzględnia się na liście dołączanej do protokołu oraz liczy się ich do kworum.
Wprowadzając możliwość uczestnictwa w zgromadzeniach za pomocą środków komunikacji elektronicznej spółki zobowiązane są zapewnić identyfikację wspólników i bezpieczeństwo komunikacji. Są to jednocześnie jedyne względy, które mogą uzasadniać ograniczenia praw wspólników do takiego uczestnictwa.
Źródło: Ustawa o zmianie ustawy – kodeks spółek handlowych z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1543)