Polska: Wejście w życie ustawy o dokumentach publicznych budzi obawy wielu firm przetwarzających dane osobowe.
Wchodząca w życie 12 lipca 2019 roku ustawa o dokumentach publicznych wprowadza kompleksową regulację, jeśli chodzi o zasady funkcjonowania systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych.
Nowa ustawa definiuje dokument publiczny jako dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i wytwarzany według wzoru określonego prawem albo taki, którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi prawem.
W związku z wejściem w życie nowych przepisów najwięcej emocji budzi wprowadzenie karalności obrotu tzw. replikami dokumentów publicznych. Ich wytwarzanie, obrót i przechowywanie podlegać będą karze do 2 lat pozbawienia wolności. Zaniepokojenie wielu przedsiębiorców budzi fakt, iż pod definicję repliki podpadają m.in. kserokopie dowodów osobistych czy paszportów, bardzo często sporządzane w toku codziennej działalności biznesowej.
Replika dokumentu publicznego to, w myśl nowej ustawy, odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub jego blankietu, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Dane objęte takimi replikami oraz same repliki potrzebne są często do celów ewidencji pracowników, kontrahentów, dłużników czy podwykonawców. Ich dalsze przetwarzanie według niektórych komentatorów stoi pod znakiem zapytania, jednakże nie można pomijać szerokiego wyłączenia dotyczącego kopii wykonanych dla celów urzędowych i innych, względnie na użytek zainteresowanych osób.
Praktyka i orzecznictwo będą musiały doprecyzować kwestię dozwolonego użytku replik dokumentów publicznych. Jak się wydaje, wyraźna zgoda osoby zainteresowanej ze wskazaniem celów (najlepiej urzędowych) – może posłużyć za podstawę sporządzania i wykorzystywania replik w granicach prawa i bez zagrożenia sankcją.
Jednocześnie od skuteczności nowych przepisów zależy, czy z obrotu zniknie takie kuriozum jak tzw. „dowody kolekcjonerskie”. Służą one bowiem nagminnie do popełniania przestępstw, w tym oszustw bankowych.
Źródło: Ustawa o dokumentach publicznych z 22.11.2018 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 53)